ことばと文化6「Eメールのマナーとは？」

ほとんどの日本人はEメールを使っている

2015年末時点の総務省のデータによれば、インターネットを利用する人の割合は、13歳～59歳の各世代すべてで9割を超えているそうだ。インターネット利用の主な目的はEメール。したがって、今や日本人のほとんどがEメールを使っていると言える。

メールは個人で使う場合でも、会社で使う場合でも、便利なことは間違いない。しかし、私の経験では、特に仕事で使う場合は、効率の低下を招く危険性があると考えている。

会社でのメールとは？

私が職場で個人のメールアカウントをもらったのは、1999年。当初はすべてのメールに目を通し、丁寧に対応することができた。不要な履歴はすべて削除。新規メールの未読を残すこともなかった。

しかし、時が経つにつれ、それがままならなくなっていった。正確に数えたことはないが、一日に受け取るメールは少なくとも100通以上。すべてに返信できないどころか、半分以上が未読のままになっていった。

 あまりに負担であったため、メール対応にかかる時間について、2つの観点から計算してみた。

読む時間

社内連絡で、長文のメールが来ることがよくあった。メールの件名が分かりにくく、すべてを読まないと内容を把握できない。ブラウザーいっぱいの行幅にかかれ、段落分けされていない文章は、読むのに少なくとも5分はかかる。

たとえば、500人の従業員がそれを読むとすると、5分 ｘ 500 = 2,500分。約40時間は、ひとりの一週間の労働時間だ。

件名に工夫をしたり、出だしに要点だけ書いてくれるだけで、どれほど効率的になるかは、言わずもがなである。

返信する時間

業務が逼迫している時期に限って、メール対応も多くなる。私の場合は、多いときは一日で50件ほどの返信メールを書いていた。50件なんて、たいしたことない、と思う人もいるだろう。

しかし、社外や社内の上層部に送るメールの場合、どんなに短くても確認のための時間がとられる。また、長いメールもある。作成・送信に平均5分と考えると、5分 x 50件 =250分。メールの返信だけのために、約4時間以上が費やされることになるのだ！

業務がすべてメールだけで済むのであればいい。しかし、一日のうちには、会議もあれば、電話連絡やチャットもある。結局、資料を作ったりするようなまとまった業務は、残業の時間帯に追いやられていくことになる。

メールのマナーは？

今は、メールのマナーがきちんと書かれたサイトがたくさんある。基本的なことは、そちらにお任せするとして、私が特に重要と思っていることを書いてみたい。

１	件名	メールの内容・重要度が分かるように。 単に「お知らせ」というようなタイトルは不適切。
２	本文	最初の2～3行で、おおよその内容をまとめる。結論や依頼等、重要なことを最後に書くのは不適切。
3	CC、BCC	CCは最低限に。BCCはできるだけ使わない。 CCで送られた人は、読んでもらえない可能性が高いと思うべき。
4	メールスレッド	履歴をつけたまま返信を繰り返す場合は注意。メールが長くなるだけでなく、話題が変わってしまっていることもある。適宜別メールに仕切り直すなど、工夫を。件名のRe:が連続しているのも、削除すべき。
5	転送	転送の意図が分かるような説明を入れる。 「ご参考まで」だけでは、受け取った側は、長いメールスレッドをすべて読むことになるかもしれない。 また、元のメールの送信者が、他に転送されても差し支えないかどうか、注意する。

もちろん、文章も大切。メールの文章は表情がないので、きつく受け取られる危険性がある。スムーズなコミュニケーションのために、できるだけ柔らかい表現を使うのがいいだろう。

時には手紙で

知り合いのあるヨーロッパ人に聞いた話だ。ずいぶん昔ではあるが、その人のお兄さんは、学生時代、遠く離れた人と文通でチェスの対戦をしていたそうだ。

ゲームはオンラインが当たり前の今から考えると、ずいぶんとのんびりした話だ。一方、ゆったりと時間を使いながらやりとりするのは、楽しみもひとしおではなかったかと思う。

手紙は形のあるものだ。封筒、便箋、そして直筆の文字は、メールと違い、相手に「思い」を届けてくれる。特別な感謝の気持ちを伝えたいときなどは、手紙を書いてみるのはどうだろうか。